Plataforma d'inscripcions

admin
fitxa empresa
configuració
inscripcions
equips
participants
pressupost
vot solidari
contrassenya
sortir

Nova inscripció
Ajuda
Límit Multiparticipacions
Cal consignar en aquest camp el límit de multiparticipacions admeses per a un participant. Si només es permet participar en una única modalitat esportiva, ho indicarem amb el valor 1. Si són permeses 2 modalitats, posarem el valor 2 i així successivament. El valor 0 o en blanc indica que no hi ha límit, ja que no té sentit que el 0 sigui que no es pot participar a res.
Data Límit Inscripcions
Si s'especifica una data, a partir d'aquell dia els participants només podran entrar a la plataforma d'inscripcions en mode consulta. No podran ni canviar ni afegir informació. Aquesta restricció no és aplicable als usuaris que gestionen i coordinen el procés d'inscripció.
Codi Usuari genèric
Cal indicar en aquest camp el codi d'usuari amb el qual els participants podran identificar-se per entrar a la plataforma d'inscripcions i enregistrar-se. El codi d'usuari és genèric per a tots els participants. No ha de tenir més de 30 caràcters i es poden alternar lletres, números i símbols. No cal que tingui format d'adreça electrònica.
Password Usuari genèric
Cal indicar en aquest camp la password d'usuari amb la qual els participants podran identificar-se per entrar a la plataforma d'inscripcions i enregistrar-se. La password és genèrica per a tots els participants. No ha de tenir més de 30 caràcters i es poden alternar lletres, números i símbols.
Modalitat Inscripció
Modalitat 1: La persona responsable de les inscripcions crearà els equips dels esports als quals es vulgui participar. Amb aquesta opció el pressupost queda absolutament fixat i els empleats podran enregistrar-se només omplint les places dels equips creats. Si s'omplen totes les places, sempre hi ha opció d'ampliar els equips enregistrats, però només ho pot fer la persona responsable.
Modalitat Inscripció
Modalitat 2: Aquesta opció permet que es vagin creant els equips a mida que els empleats van entrant a la plataforma per inscriure's. La dinàmica és que un participant crea l'equip i s'inscriu com a integrant del mateix. Els següents a entrar poden anar omplint les places d'aquest equip fins a completar-lo. Quan un equip està ple i no té places vacants, l'empleat pot crear-ne un de nou. Amb aquesta modalitat el pressupost es va configurant dinàmicament a mesura que els empleats van creant els equips corresponents. Es poden fixar algunes restriccions: 1) Un límit de pressupost, de forma que quan s'arribi a aquest import, ja no es puguin crear més equips. 2) Un límit d'equips per esport, de forma que no es puguin crear més equips del valor establert. Si l'empresa vol excloure un esport, pot indicar-ho posant 0 en aquesta restricció.
Modalitat Inscripció
Modalitat 3: Aquesta opció actua com "una preinscripció". Es tracta de "sondejar" els empleats en relació a quines modalitats esportives hi ha més interès en participar. Els empleats entraran a la plataforma i s'enregistraran amb les seves dades, indicant el seu esport de preferència. No hi ha en aquest cas el concepte d'equip. Simplement és una relació d'empleats indicant el seu esport de preferència. Amb aquesta informació, la persona resposanble de l'empresa tindrà elements per passar a la fase d'inscripcions, ja sigui amb modalitat 1 o modalitat 2. Amb aquesta modalitat també es poden fixar algunes restriccions. 1) Límit de persones a "pre-inscriure's". 2) Si l'empresa vol "ocultar" algunes activitats de forma que no apareguin a la llista sobre la que podran pronunciar-se els empleats, s'escullen els esports/activitats a excloure.
Límit Pressupost
Si es consigna un valor en aquest camp, el sistema controlarà que no s'excedeixi aquest cost durant el procés d'inscripcions, en el qual els empleats van obrint equips i per tant incrementant el cost de la inscripció total.
Restriccions - Limitació d'equips per esports
Es poden seleccionar tots els esports sobre els que es vulgui establir algun tipus de limitació. Des d'ocultar esports, de forma que els empleats no els puguin escollir i per tant crear equips fins a fixar-ne un límit, de forma que no es permeti superar un determinat nombre d'equips. El funcionament és que només sobre els esports que escollim, haurem de consignar un valor que funcionarà com a límit: 0 si l'empresa no permet un determinat esport o un valor que serà el màxim d'equips permesos. Si s'escull per error un esport, només cal deixar en blanc la casella i en el moment de la gravació, aquest esport no es tindrà en compte.
Restriccions - Limitació de registres
Si es consigna un valor en aquest camp, el sistema controlarà que no es superi aquest valor durant el procés de pre-inscripcions. És a dir, si posem 100, el sistema acceptarà com a màxim que 100 empleats registrin la seva preferència en relació als esports disponibles.
Restriccions - Limitació d'esports
Es poden seleccionar tots els esports que quedaran exclosos en el procés de pre-inscripció a través del qual volem que els empleats es pronunciïn. Si s'escull per error un esport, pots substituir la "S" per una "N" i en el moment de la gravació, aquest esport no serà exclòs.
Relació d'inscripcions
Aquesta taula mostra totes les inscripcions que l'empresa ha enregistrat en les edicions anteriors.
Es pot Consultar el detall de totes elles, clicant en la icona corresponent (info).
Les inscripcions de l'edició en curs que estiguin obertes es poden:
  • Modificar, clicant la icona (info).
  • Eliminar, clicant la icona (paperera), o bé
  • Tramitar, clicant la icona (avió de paper)

Per crear una nova inscripció, cal clicar sobre la icona Nova inscripció.

Fitxa d'inscripcions

Ajuda

En mode Consulta (quan la inscripció ja està tramitada i no es pot modificar), aquesta taula mostra el detall de la inscripció, amb el nombre d'equips inscrits en cada esport així com l'import resultant de la tarifa aplicada al seu moment.

En mode Modificació (quan la inscripció està oberta i s'hi poden fer canvis), aquest formulari permet:

  • indicar el nombre d'equips per cada esport, i en base a la tarifa vigent, veure els preus i l'import resultant.
  • gravar la inscripció i desar els canvis.

Cal tenir present que la inscripció quedarà oberta, amb possibilitat de nous canvis, fins que no es tramiti. És llavors que el sistema crea els equips per posteriorment poder enregistrar els seus integrants.

La tarifa vigent ha canviat. Els preus de la inscripció s'actualitzaran al gravar.


La inscripció que acabes d'enregistrar/actualitzar està oberta i admetrà canvis fins que sigui considerada definitiva. Els equips vinculats a aquesta inscripció no seran creats i per tant accessibles als participants fins que no tanquis aquesta inscripció. Per fer-ho, has de clicar sobre la icona que veuràs a la taula d'inscripcions, quan tornis a la pàgina anterior.
Integrants Equip

1. Dret d'informació

De conformitat amb els articles 13 i 14 del REGLAMENT (UE) 2016/679 General de Protecció de Dades (RGPD), i de l'article 11 de la Llei Orgànica 3/2018, de Protecció de Dades Personals i garantia dels drets digitals (LOPDGDD ) en relació amb el tractament de les seves dades personals, l'informem que el responsable del tractament és HOTEL GAMES, amb adreça: c / de les Doedes, 74 local - CP: 08350 - Arenys de Mar (Barcelona), telèfon: 937959975 i correu electrònic: info@hotelgames.org

2. Finalitat del tractament de dades personals

Gestionar i facilitar la informació relativa als serveis requerits voluntàriament pel/per la interessat/da, en el marc de l'event al qual s'està enregistrant.

3. Legitimació

La base jurídica per al tractament de les seves dades personals es basa en l'execució dels serveis voluntàriament requerits pel/per la interessat/da, el seu consentiment exprés i el compliment d'obligacions legals aplicables al responsable del tractament.

4. Duració i conservació

Les dades seran conservades mentre duri la relació amb el/la interessat/da, així com el temps necessari per donar compliment de les obligacions legals aplicables al responsable del tractament.

5. Cessió de dades

Es cediran dades a tercers amb accés a dades personals que tractats pel responsable, per al compliment de les obligacions legals aplicables el responsable del tractament (autoritats públiques), i/o contractuals (col·laboradors amb els que s'han subscrit els corresponents contractes d'encarregat de tractament).

6. Cessió de drets d'imatge

Atès que el dret a la pròpia imatge està reconegut en l'article 18 de la Constitució Espanyola, i regulat per la Llei 1/1982, de 5 de maig, sobre el dret a l'honor, a la intimitat personal i familiar i a la pròpia imatge, pel Reglament (UE) 2016/679 del Parlament Europeu i del Consell (RGPD), així com per la Llei Orgànica 3/2018, de 5 de desembre, de Protecció de Dades Personals i garantia dels drets digitals (LOPDGDD), HOTEL GAMES amb domicili al c/ de les Doedes, 74 local - CP: 08350 - Arenys de Mar (Barcelona), sol·licita el consentiment exprés i inequívoc del/de la interessat/da per a la captació, reproducció i difusió d'imatges en les quals aparegui individualment o en grup, utilitzant tots els mitjans i suports, com poden ser suports escrits, audiovisuals i electrònics, inclòs internet; sempre que s'utilitzin per a la difusió dels serveis vinculats a l'esdeveniment a què s'està registrant voluntàriament l'interessat, a través de pàgines web i de les diferents xarxes socials corporatives de l'esdeveniment i / o empresa organitzadora.

7. Drets

Pot exercir els drets d'accés, rectificació, supressió, oposició, limitació i portabilitat respecte de les seves dades personals. Tot això, per escrit acompanyat de còpia de document oficial que l'identifiqui dirigit al responsable del tractament. En cas de disconformitat amb el tractament, també té dret a presentar una reclamació davant l'Autoritat de Control competent (AEPD). L'informem que vostè pot retirar l'actual consentiment en qualsevol moment.

L'informem que el/la interessat/da haurà de facilitar les seves dades personals necessàries al responsable del tractament per poder realitzar la prestació dels serveis voluntàriament requerits. En cas de no facilitar les dades personals necessàries no serà possible prestar els serveis sol·licitats. Aquesta oposició implicarà l'anul·lació de la inscripció a l'esdeveniment.

8. Acceptació



1
Revisar les dades de la fitxa empresa, comprovant que siguin correctes. Després entrar a la secció configuració i parametritzar el procés d'inscripció.
2
La secció Inscripcions visualitza la relació històrica de participacions a l'esdeveniment, el detall de les quals pot ser consultat. Clicant el botó Nova Inscripció en crearem una de nova.
3
Indicar en la fitxa de la nova inscripció el número d'equips de cada una de les activitats en les que es vulgui participar. El sistema t'informa del cost total en base a la tarifa vigent.
4
Clicar el botó Gravar per enregistrar la inscripció. Aquesta queda en estat Oberta per si es vol introduir algun canvi, com ara afegir o treure equips.
5
Quan es consideri definitiva, en la taula de l'històric d'inscripcions, cal clicar la icona (avió de paper) per tancar aquesta inscripció i crear les fitxes dels equips per poder enregistrar després els seus integrants.
6
Es poden crear noves inscripcions per afegir equips, seguint el mateix procediment explicat.
7
El sistema emetrà una factura per cada inscripció que s'enregistri, que s'enviarà a la persona de contacte per a la seva tramitació.
8
Si l'opció de Vot Solidari està disponible, podeu suggerir com repartir la donació entre els projectes solidaris, votant una de les dues opcions: repartiment a parts iguals o 60%-40%.

Com s'han d'enregistrar els participants

1
Clicar sobre la secció Equips, que mostrarà una llista de tots els equips enregistrats.
2
Clicant sobre la imatge de l'equip, s'obrirà la fitxa mostrant els seus integrants.
3
Per afegir-se a un equip ja existent, cal entrar a la fitxa de dades del participant, accessible des de la fitxa de l'equip. Això es podrà fer sempre que hi hagi places disponibles.
4
Si la inscripció està configurada per permetre als participants la funcionalitat de crear un nou equip, a la galeria d'equips cal prémer sobre el requadre Nou Equip i escollir l'esport en la llista desplegable.
5
A la fitxa de l'equip, si és un activitat de 3 o més persones, es pot personalitzar el nom de l'equip. Cal comprovar que no es comprometi la imatge de l'empresa. En canvi, els noms dels equips d'una o dues persones es formen a partir dels noms/cognoms dels seus integrants.
6
En alguns determinats esports, quan es crea l'equip, cal especificar alguns detalls, com ara preferència en relació a les diferents dates en les que es pot realitzar l'activitat. Fins on sigui possible, s'intenta satisfer aquestes preferències. També podeu utilitzar la casella d'Observacions.
7
Quan s'enregistra un participant, cal acceptar les clàusules en matèria de protecció i cessió de dades (RGPD). La primera de les dues caselles d'autorització és obligatòria si es vol participar a l'event.
8
Quan ja s'ha teclejat i gravat les dades, s'envia per correu electrònic la confirmació de la inscripció i també les condicions del RGPD en matèria de protecció de dades i drets d'imatge. Si no es rep, cal comprovar si la inscripció ha quedat enregistrada.