Plataforma de inscripciones

Nueva inscripción
Ayuda
Seguro
Debe indicarse en este campo si se contrata la póliza de seguro médico para los participantes.
Límite Multiparticipaciones
Debe consignarse en este campo el límite de multiparticipaciones admitidas para un mismo participante. Si solamente se permite participar en una única modalidad deportiva, lo indicaremos con el valor 1. Si son permitidas 2 modalidades, pondremos el valor 2 y así sucesivamente. El valor 0 o en blanco indica que no hay límite, ya que no tiene sentido que el 0 sea que no se puede participar a nada.
Fecha Límite Inscripciones
Si se especifica una fecha, a partir de aquel día los participantes sólo podrán entrar en la plataforma de inscripciones en modo consulta. No podrán ni cambiar ni añadir información. Esta restricción no es aplicable a los usuarios que gestionan y coordinan el proceso de inscripción.
Código Usuario genérico
Debe indicarse en este campo el código de usuario con el que los participantes podrán identificarse para entrar en la plataforma de inscripciones y registrarse. El código de usuario es genérico para todos los participantes. No debe tener más de 30 caracteres y se pueden alternar letras, números y símbolos. No es necesario que tenga formato de dirección electrónica.
Password Usuario genérico
Debe indicarse en este campo la password de usuario con la que los participantes podrán identificarse para entrar en la plataforma de inscripciones y registrarse. La password es genérica para todos los participantes. No debe tener más de 30 caracteres y se pueden alternar letras, números y símbolos.
Modalidad Inscripción
Modalidad 1: La persona responsable de las inscripciones creará los equipos de los deportes a los que se desee participar. Con esta opción el presupuesto queda absolutamente fijado y los empleados podrán registrarse solamente llenando las plazas de los equipos creados. Si se ocupan todas las plazas, siempre hay la opción de ampliar los equipos registrados, pero únicamente lo puede hacer la persona responsable.
Modalidad Inscripción
Modalidad 2: Esta opción permite que se vayan creando los equipos a medida que los empleados van entrando en la plataforma para inscribirse. La dinámica es que un participante crea el equip y se inscribe como integrante del mismo. Los siguientes a entrar pueden ir llenando las plazas de este equipo hasta completarlo. Cuando un equipo está lleno y no tiene plazas vacantes, el empleado puede crear un equipo nuevo. Con esta modalidad el presupuesto se va configurando dinámicamente a medida que los empleados van creando los equipos correspondientes. Se pueden fijar algunas restricciones: 1) Un límite de presupuesto, de forma que cuando se alcanza este importe, ya no se pueden crear más equipos. 2) Un límite de equipos por deporte, de forma que no se puedan crear más equipos del valor establecido. Si la empresa quiere excluir un deporte, puede indicarlo poniendo 0 en esta restricción.
Modalidad Inscripción
Modalidad 3: Esta opción actúa como "una preinscripción". Se trata de "sondear" a los empleados en relación a qué modalidades deportivas hay más interés en participar. Los empleados entrarán en la plataforma y se registrarán con sus datos, indicando su deporte de preferencia. No hay en este caso el concepto de equipo. Simplemente es una relación de empleados indicando su deporte de preferencia. Con esta información, la persona responsable de la empresa tendrá elementos para pasar a la fase de inscripciones, ya sea con modalidad 1 o modalidad 2. Con esta modalidad también se pueden fijar algunas restricciones. 1) Límite de personas a "pre-inscribirse". 2) Si la empresa quiere "ocultar" algunas actividades de forma que no aparezcan en la lista sobre la que podrán pronunciarse los empleados, se eligen las disciplinas a excluir.
Límite Presupuesto
Si se consigna un valor en este campo, el sistema controlará que no se exceda este coste durante el proceso de inscripciones, en el cual los empleados van abriendo equipos y por lo tanto incrementando el coste de la inscripción total.
Restricciones - Limitación de equipos por deporte
Se pueden seleccionar todos los deportes sobre los que se quiera establecer algún tipo de limitación. Desde ocultar deportes, de forma que los empleados no los puedan elegir, hasta fijar un límit, de forma que no se permita superar un determinado número de equipos. El funcionamiento es que sólo sobre los deportes que elijamos, deberemos consignar un valor que funcionará com límite: 0 si la empresa no permite un determinado deporte o un valor que será el máximo de equipos permitidos. Si se elige por error un deporte, solamente debe dejarse en blanco la casilla y en el momento de la grabación, este deporte no se tendrá en cuenta.
Restricciones - Limitación de registros
Si se consigna un valor en este campo, el sistema controlará que no se supere este valor durante el proceso de pre-inscripciones. Es decir, si ponemos 100, el sistema aceptará como máximo que 100 empleados registren su preferencia en relación a los deportes disponibles.
Restricciones - Limitación de deportes
Se pueden seleccionar todos los deportes que quedarán excluidos en el proceso de pre-inscripción a través del cual queremos que los empleados se pronuncien. Si se elige por error un deporte, puedes sustituir la "S" por una "N" y en el momento de la grabación, este deporte no será excluido
Relación de inscripciones
Esta tabla muestra todas las inscripciones que la empresa ha registrado en las ediciones anteriores.
Se puede Consultar el detalle de todas ellas, clicando en el icono correspondiente (info).
Las inscripciones de la edición en curso que estén abiertas se pueden:
  • Modificar, clicando el icono (info).
  • Eliminar, clicando el icono (papelera), o bien
  • Tramitar, clicando el icono (avión de papel)

Para crear una nueva inscripción, debes clicar sobre el icono Nueva inscripción.

Ficha de inscripciones

Ajuda

En modo Consulta (cuando la inscripción ya está tramitada y no se puede modificar), esta tabla muestra el detalle de la inscripción, con el número de equipos inscritos en cada deporte así como el importe resultante de la tarifa aplicada en su momento.

En modo Modificación (cuando la inscripción está abierta y se pueden hacer cambios), este formulario permite:

  • indicar el número de equipos por cada deporte, y en base a la tarifa vigente, ver los precios y el importe resultante.
  • grabar la inscripción y guardar los cambios.

Debes tener presente que la inscripción quedará abierta, con posibilidad de nuevos cambios, hasta que no sea tramitada. Es entonces que el el sistema crea los equipos para posteriormente permitir registrar a sus integrantes.

La tarifa vigente ha cambiado. Los precios de la inscripción se actualitzarán al grabar.


La inscripción que acabas de registrar/actualizar está abierta y admitirá cambios hasta que sea considerada definitiva. Los equipos vinculados a esta inscripción no serán creados y por tanto accesibles a los participantes hasta que no cierres esta inscripción. Para ello, debes clicar sobre el icono que verás en la tabla de inscripciones, cuando retrocedas a la página anterior.
Bases
Integrantes Equipo
Ayuda
Deporte
Escoger una opción de entre las disponibles en la lista desplegable, habilitadas por tu organización.
Nombre Equipo
En los equipos de 3 o más personas, tanto si ya tienen nombre asignado por el sistema o por la persona que los ha creado, se puede modificar a través de este campo.
Todos los equipos tienen como prefijo siempre el nombre de la empresa, por tanto no hace falta que lo incluyas.
Sé respetuoso con el nombre que asignes al equipo, y que no comprometa la imagen de la empresa.
En la medida de lo posible, evita nombres excesivamente largos, ya que muchas veces en los cuadros de competición, el nombre saldrá recortado a una longitud limitada.
Sesión/Ronda preferente
Indica tu sesión de preferencia, de entre las disponibles.
Ten presente que la opción elegida no implica ninguna garantía, si bien intentaremos satisfacer siempre que sea posible tu petición.
Observaciones
Si lo consideras oportuno y con brevedad, indícanos alguna observación que consideres relevante de traladarnos.
Ayuda
Documento Identidad
Debe consignarse en este campo el número del documento de identidad (NIF/NIE), sin espacios, puntos ni guiones. En el caso de una persona que haya participado ya en alguna edición anterior, el sistema recuperará los datos registrados.
Nombe
En principio, si necesitas ayuda para llenar este campo, tenemos un problema ;-).
1r Apellido
Igual que en el caso anterior, en principio no deberías pedir ayuda ;-).
2º Apellido
Es estadísticamente muy probable que este sea el primer apellido de tu madre, más te vale recordarlo ;-).
Sexo
Una de las 2 opciones del desplegable. Como ya sabéis, tendemos a dar muy poca relevancia al sexo desde un punto de vista organizativo, pero a título informativo, en algunos casos tenemos que informar si una pareja de pádel o un/a "runner", por ejemplo, competirá en la modalidad masculina, femenina o mixta.
Fecha Nacimiento
En algunos casos, a efectos de seguro de los participantes, necesitamos este dato. Pero no segmentamos por edad en ninguna de las disciplinas deportivas.
Móvil
No es un dato obligatorio, pero nos resultará muy útil para poder comunicarnos contigo en caso de necesidad sobrevenida o de una cierta urgencia (por ejemplo, saber si alguien que no ha llegado es porqué va con retraso o no aparecerá). Hacemos un uso muy responsable de este dato y por lo tanto os aseguramos que no lo utilizaremos de forma intrusiva. Es muy recomendable que tengamos por lo menos un móvil por equipo.
Email preferente
Es un dato obligatorio, básico para el buen funcionamiento del evento. Nos permite enviar toda la información previa necesaria para la actividad, al margen de la información que puedas recibir de tu organización. Hacemos un uso muy responsable de este dato y por lo tanto os aseguramos que no lo utilizaremos de forma intrusiva.
Email secundario
Es un dato opcional, para quien quiera proporcionar 2 direcciones electrónicas: por ejemplo, la del trabajo y la personal. Hacemos un uso muy responsable de este dato y por lo tanto os aseguramos que no lo utilizaremos de forma intrusiva.
Idioma
Puedes indicarnos el idioma de tu preferencia, en relación a la información que te enviaremos. Si en alguna circunstancia, recibes alguna comunicación que no respeta tu preferencia, discúlpanos.
Talla Camiseta
Indícanos la talla de la camiseta de regalo. Nos ayuda a disponer de las tallas solicitadas.
Chip
Si tienes chip en propiedad, indícanos el código y asegúrate de no olvidarlo el día de la carrera, ya que haremos la asignación de tu chip con el dorsal que te asignaremos.
Licencia
En alguna actividad, a título informativo, nos es útil el número de licencia, si estás federado/a.
Hándicap
A pesar de que este dato ya lo obtendremos a través de tu documento identificativo, te pedimos que nos lo avances.
ELO
Para los que jugáis a Ajedrez y tenéis ELO, te pedimos que nos lo avances.
Núm. Empleado
Tu organización requiere que informes de tu número de empleado.
Site / Ubicación Trabajo
Tu organización requiere que informes tu "site".
Alquiler de los Palos
La organización pone a disposición de los participantes de esta actividad el servicio de alquiler de palos, para todas aquellas personas que no los tengan en propiedad. Este alquiler tiene un pequeño coste de 3€ que deberá pagarse en efectivo el mismo días de la prueba. Habrá que dejar el DNI que será retornado a la devolución de los palos.
Reparto Cheque Solidario
A través de este formulario, las empresas podéis indicar vuestra preferencia de como repartir el cheque solidario. Solamente hay dos opciones posibles:
  • reparto a partes iguales
  • asignar un 60% a una entidad y un 40% a la otra
Contraseña actual
Indica en esta casilla la contraseña actual, la que quieres cambiar.
Contraseña nueva
Indica en esta casilla la nueva contraseña, la que será válida en la próxima conexión.
Confirmación nueva
Indica otra vez la nueva contraseña, para asegurar que no ha habido ningún error en su introducción.

1. Derecho de información

De conformidad con los artículos 13 y 14 del REGLAMENTO (UE) 2016/679 General de Protección de Datos (RGPD), y del artículo 11 de la Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD) en relación con el tratamiento de sus datos personales, le informamos que el Responsable del tratamiento es HOTEL GAMES, dirección: C/ de les Doedes, 74 local - CP: 08350 - Arenys de Mar (Barcelona), teléfono: 937959975 y correo electrónico: info@hotelgames.org

2. Finalidad del tratamiento de datos personales

Gestionar y facilitar la información relativa a los servicios requeridos voluntariamente por el/la interesado, en el marco del evento al cual se está registrando.

3. Legitimación

La base jurídica para el tratamiento de sus datos personales se basa en la ejecución de los servicios voluntariamente requeridos por el/la interesado/a, su consentimiento expreso y el cumplimiento de obligaciones legales aplicables al responsable del tratamiento.

4. Duración y conservación

Los datos serán conservados mientras dure la relación con el/la interesado/a, así como el tiempo necesario para dar cumplimiento de las obligaciones legales aplicables al responsable del tratamiento.

5. Cesión de datos

Se cederán datos a terceros con acceso a datos personales que tratados por el responsable, para el cumplimiento de las obligaciones legales aplicables al responsable del tratamiento (autoridades públicas), y/o contractuales (colaboradores con los que se han suscrito los correspondientes contratos de encargado de tratamiento).

6. Cesión de derechos de imagen

Dado que el derecho a la propia imagen está reconocido en el artículo 18 de la Constitución Española, y regulado por la Ley 1/1982, de 5 de mayo, sobre el derecho al honor, a la intimidad personal y familiar y a la propia imagen, por el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo (RGPD), así como por la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD), HOTEL GAMES, domicilio en C/ de les Doedes, 74 local - CP: 08350 - Arenys de Mar (Barcelona), solicita el consentimiento expreso e inequívoco del/la interesado/a para la captación, reproducción y difusión de imágenes en las cuales aparezca individualmente o en grupo, utilizando todos los medios y soportes, como pueden ser soportes escritos, audiovisuales y electrónicos, incluido internet; siempre que se utilicen para la difusión de los servicios vinculados al evento al que se está registrando voluntariamente el interesado, a través de páginas web y de las diferentes redes sociales corporativas del evento y/o empresa organizadora.

7. Derechos

Puede ejercer los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación y portabilidad respecto de sus datos personales. Todo ello, por escrito acompañado de copia del documento oficial que lo identifique dirigido al responsable del tratamiento. En caso de disconformidad con el tratamiento, también tiene derecho a presentar una reclamación ante la Autoridad de Control competente (AEPD). Le informamos que usted puede retirar el actual consentimiento en cualquier momento.

Se le informa que el/la interesado/a deberá facilitar sus datos personales necesarios al responsable del tratamiento para poder realizar la prestación de los servicios voluntariamente requeridos. En caso de no facilitarse los datos personales necesarios no será posible prestar los servicios solicitados.

8. Acceptación



Como crear una inscripción

1. Revisar los datos de la ficha empresa, comprobando que sean correctos. Después entrar en la sección configuración y parametrizar el proceso de inscripción.
2. La sección Inscripciones visualiza la relación histórica de participaciones al evento, el detalle de las cuales puede ser consultado. Para crear una inscripción, clicaremos sobre el icono Nueva Inscripción.
3. Indicar en la ficha de la nueva inscripción el número de equipos de cada una de las actividades en las que se quiera participar. El sistema te informa del coste total en base a la tarifa vigente.
4. Clicar sobre el botón Grabar para registrar la inscripción. Esta queda en estado Abierta por si se quiere introducir algún cambio, como por ejemplo añadir o eliminar equipos.
5. Cuando se considere definitiva, en la tabla del histórico de inscripciones, debe clicarse el icono (avión de papel) para cerrar esta inscripción y crear las fichas de los equipos para poder registrar después sus integrantes.
6. Se pueden crear nuevas inscripciones para añadir equipos, siguiendo el mismo procedimiento explicado.
7. El sistema emitirá una factura por cada inscripción que se registre, que se enviará a la persona de contacto para su tramitación.
8. Si la opción de Voto Solidario está disponible, puedes sugerir como repartir la donación entre las entidades sociales elegidas, votando una de las dos opciones: reparto a partes iguales o 60%-40%.

Como deben registrarse los participantes

1. Clicar sobre la sección Equipos, que mostrará una galería de todos los equipos creados.
2. Clicando sobre la imagen del equipo, se abrirá la ficha mostrando sus integrantes.
3. Para añadirse a un equipo ya existente, debes entrar en la ficha de datos del participante, accesible desde la ficha del equipo. Esto se podrá hacer siempre que haya plazas disponibles.
4. Si la inscripción está configurada para permitir a los participantes la funcionalidad de crear un nuevo equipo, en la galería de equipos debe pulsarse la imagen Nuevo Equipo y elegir el deporte en la lista desplegable.
5. En la ficha del equipo, si es una actividad de 3 o más personas, se puede personalizar el nombre del equipo. Evitar nombres que comprometan la imagen de la empresa. En cambio, los nombres de los equipos de una o dos personas se forman a partir de los nombres/apellidos de sus integrantes.
6. En algunos determinados deportes, cuando se crea el equipo, debe especificarse algunos detalles, como la preferencia en relación a las diferentes fechas en las que se puede realizar la actividad. Hasta donde nos sea posible, intentamos satisfacer estas preferencias. También podéis utilizar la casilla deObservaciones.
7. Cuando se registra un participante, hay que aceptar las cláusulas en materia de protección y cesión de datos (RGPD). La primera de las dos casillas de autorización es obligatoria si se quiere participar en el evento.
8. Cuando ya se ha tecleado y grabado los datos, se envía por correo electrónico la confirmación de la inscripción y también las condiciones del RGPD en materia de protección de datos y derechos de imagen. Si no se recibe, sugerimos comprobar si la inscripción ha quedado registrada.

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